Chương Trình Đào Tạo Tông Đồ Giáo Dân - Khoá 2.2003: Dành cho giáo dân nòng cốt của Giáo xứ

ĐỀ TÀI 7

Thế nào là một cuộc họp thành công và cách điều hành cuộc họp ấy.

1. Mục đích

1)- Giúp các học viên hiểu rõ thế nào là một cuộc họp thành công hay đạt yêu cầu để họ tích cực đóng góp cho các cuộc họp của Nhóm hay Cộng đoàn của họ thành công.

2)- Tạo cơ hội cho các học viên -là những giáo dân nòng cốt- rèn luyện kỹ năng điều hành các các họp, là một kỹ năng quan trọng và rất cần thiết đối với giáo dân đảm nhận trọng trách “đầu tầu” trong Nhóm hay Cộng đoàn trong Giáo xứ.

2. Tiếp cận vấn đề

Trong sinh hoạt của bất kỳ tập thể, cộng đồng nào, kể cả các giáo xứ, giáo họ, hội đoàn, cũng không thể không có những cuộc họp. Nhưng rất nhiều khi cuộc họp không đạt yêu cầu khiến những người tham dự không hài lòng. Có thể là do người điều hành cuộc họp không biết cách tổ chức, điều hành. Cũng có thể là do một số những người tham dự buổi họp không hiểu gì về một loại hình sinh hoạt mà người ta thường gọi là HỌP? Họ không biết cuộc họp phải có nội dung và hình thức như thế nào mới là một cuộc họp tốt. Vậy:

1)- Trong thực tế thường có nhiều kiểu họp: Họp để bàn công việc hay họp để chia sẻ với nhau một điều gì đó hoặc chỉ để người có trách nhiệm thông báo một số điều. Vậy cách tiến hành các cuộc họp ấy khác nhau như thế nào?

2)- Muốn có một cuộc họp thành công hay đạy yêu cầu, cần có nội dung và hình thức thế nào?

3)-Để cuộc họp thành công, trọng trách của người điều hành quan trọng như thế nào? và người đó phải làm gì?

3. Học hỏi

1.- Thế nào là một cuộc họp thành công tức đạt yêu cầu hay tốt?

Bất cứ một cuộc họp nào cũng cần có một hình thức ta gọi là “KHUÔN VÀNG” và một nội dung mà ta gọi là “THƯỚC NGỌC”. Khi cuộc họp được diễn ra trong khuôn vàng và theo thước ngọc tức có hình thức tốt và nội dung tốt thì cuộc họp đó là thành công tức đạt yêu cầu. Nội dung của khuôn vàng và thước ngọc gồm các yếu tố hay nguyên tắc sau đây:

KHUÔN VÀNG	THƯỚC NGỌC
Mọi người nhìn thấy nhau	Báo trước nội dung
Chủ tịch hướng dẫn	Lịch sự như ăn
Thư ký ghi chép	Không nói chuyện riêng
.	Không ngắt lời ai
.	Nói ít nghe nhiều
.	Lắng nghe hết lòng
.	Phát biểu hết dạ

THẢO LUẬN TỐT

1. ĐẠT ĐƯỢC MỤC ĐÍCH

2. MẤT ÍT THỜI GIAN

3. GIA TĂNG TÌNH THÂN (Quan trọng nhất)

2.-Có nhiều loại hội họp:

Có nhiều loại hội họp nhưng thông thường thì có hai loại hội họp phổ biến nhất là họp thảo luận và họp chia sẻ. Họp thảo luận và họp chia sẻ khác nhau từ mục đích, bầu khí cho đến các bước tiến hành và vai trò người điều hành hay chủ trì cuộc họp. Xem bản tóm tắt so sánh dưới đây chúng ta sẽ thấy rõ hơn những khác biệt ấy:

.	HỌP THẢO LUẬN	HỌP CHIA SẺ
1. Mục đích	* Nhằm mục đích xác định mục tiêu chung và bàn các biện pháp để tìm ra biện pháp tối ưu để đạt mục tiêu. Khi mục tiêu đã rõ thì không cần phải xác định mục tiêu nữa mà chỉ cần bàn các biện pháp để chọn một hay nhiều biện pháp hoàn hảo nhất cho mục tiêu đề ra. * Buổi họp thảo luận phải đi đến kết luận cụ thể, rõ ràng và chung cho mọi người (mọi người đồng tình hay ít nhất là chấp nhận). * Vì thế trong buổi thảo luận, việc trao đổi ý kiến, thậm chí tranh cãi, tra vấn, hạch hỏi được chấp nhận trong một chừng mực vừa phải. Ví dụ: Hội đồng Mục vụ Giáo xứ họp bàn: (a) Về việc tổ chức Tuần Tĩnh Tâm Mùa Chay cho các giới trong giáo xứ, (b) Về việc tổ chức các Khóa Giáo lý Hôn nhân, Dự Tòng, Rước Lễ, Thêm Sức, (c) Về việc xây Nhà thờ.	* Nhằm mục đích để mỗi người tham dự chia sẻ kinh nghiệm hay hiểu biết của mình về một vấn đề hay một lãnh vực nào đó của cuộc sống cho người khác và đón nhận kinh nghiệm hay hiểu biết của người khác cho đời sống riêng của mình. * Buổi chia sẻ không cần phải có kết luận mà chủ yếu là mỗi người ra về mang theo những cảm xúc, những tâm tình, suy nghĩ mà mình đã có được trong buổi chia sẻ. * Vì thế trong buổi chia sẻ không có chỗ cho tranh cãi, nhưng có thể đặt câu hỏi cho người chia sẻ nói rõ hơn, sâu hơn. Ví dụ: Hội Bà Mẹ Công Giáo họp chia sẻ: (a) Cảm nghiệm Tâm linh trong Tuần Tĩnh Tâm Mùa Chay, (b) Chuyến công tác bác ái xã hội tại một thí điểm truyền giáo, (c) Kinh nghiệm giáo dục giới tính cho con gái.
2. Bầu khí	Cởi mở, thân tình, tin tưởng & hợp tác.	Thoải mái, thư giãn, thân tình & tin tưởng.
3. Các bước tiến hành	B1. Tạo bầu khí (thinh lặng, cầu nguyện). B2. Xác định mục tiêu cụ thể của buổi họp. B3. Đề xuất nhiều giải pháp thực hiện mục tiêu. B4. Thảo luận về một số giải pháp và cân nhắc so sánh. B5. Quyết định chọn một, hai giải pháp tối ưu. B6. Phân công việc thực hiện. B7. Kiểm tra trong và sau khi thực hiện (rút kinh nghiệm cho các bước tiếp theo hay cho tương lai).	B1. Tạo bầu khí (thinh lặng, cầu nguyện). B2. Trình bày mục đích của buổi chia sẻ. B3. Đưa ra một hai câu hỏi để giúp người tham dự tập trung vào nội dung chia sẻ. B4. Mời, gợi ý để mọi người chia sẻ thoải mái và tự nguyện. B5. Cảm ơn những người tham dự và nhắc lại (vắn gọn) các chia sẻ đã nói ra. B6. Kết thúc buổi chia sẻ bằng lời cảm tạ Thiên Chúa và cầu xin cho nhau…
4. Vai trò người điều hành (chủ trì) cuộc họp.	B1. Tạo bầu khí cởi mở, tin tưởng và đoàn kết vì lợi ích chung. B2. Xác định rõ mục đích của buổi họp (xác định mục tiêu và tìm ta biện pháp hay chỉ tìm ra biện pháp thực hiện mục tiêu). B3.Thông báo chương trình buổi họp và cho biết thời gian dành cho mỗi phần, mỗi việc là bao lâu. B4.Hướng dẫn, khơi lên và làm chủ các phát biểu (để không ra ngoài lề và không xẩy ra xung đột). B5. Tóm kết các ý kiến để đi đến một quyết định chung. B6. Đưa ra một phân công hợp lý, hợp khả năng và hoàn cảnh từng người (nên phát huy tính tự nguyện nhận phần công việc phù hợp với mình).	B1. Tạo bầu khí và giúp mọi người tham gia buổi chia sẻ. Đặc biệt lưu ý đến những người nhút nhát, chưa quen, ngại phát biểu hay có mặc cảm trong Nhóm hay Cộng đoàn: cách tế nhị mời những người này chia sẻ. B2. Khiêm tốn và ẩn mình giữa đám đông, càng ít lời càng tốt, vì vai trò là làm cho người khác nói hơn là chính mình nói.

4.Áp dụng

Trong các số “thông tin mới” mà các bạn vừa nhận được (a) về nội dung và hình thức của một cuộc họp thành công, (b) về sự khác nhau giữa cuộc họp thảo luận và cuộc họp chia sẻ, (c) về vai trò rất quan trọng của người chủ trì hay điều hành cuộc họp…. các bạn tâm đắc nhất về điều nào? Xin các bạn cho biết ý định sẽ đem những kiến thức mới ấy áp dụng vào thực tế như thế nào?

5. Chia sẻ

1)- Chắc các bạn đã tham dự nhiều cuộc họp. Những yếu tố nào làm cho một cuộc họp thành công hay thất bại?

2)- Các bạn đã phải chủ trì hay điều hành cuộc họp bao giờ chưa? Các bạn chu toàn trách nhiệm ấy như thế nào?

3)- Đề tài hôm nay có đem lại điều mới cho các bạn không? Đó là điều gì? Xin hãy chia sẻ với các học viên khác.

Ngày 09 tháng 05 năm 2003

(+ với sự cộng tác của Giuse Ngô Văn Hiền).